Veckans vana - Automatisera

Veckans vana är tips på hur du genom enkla förändringar kan frigöra mer tid och energi åt det du tycker är allra roligast i ditt företag.

Handen på hjärtat - hur roligt tycker du egentligen att det är med bokföring? Jag ska vara ärlig och säga att även om jag älskar siffror, att förstå siffrornas flöden och bokföringen som verktyg för att göra siffrorna meningsfulla och läsbara så är den mekaniska bokföringen inget jag tycker är speciellt kul.

Vad som däremot är roligt, både i mitt eget företags bokföring och på mina konsultuppdrag, är att automatisera och att få olika system att prata med varandra så att vi kan frigöra tid från rutinuppgifter till att lyfta blicken och fokusera på helheten.

För några år sedan var det här sånt som bara större företag hade råd och möjlighet att göra. Idag arbetar de flesta bokföringsprogram mer eller mindre på det här sättet, med möjligheten att integrera olika system och få information att läsas in och bokföras med automatik.

Jag själv använder Fortnox och där finns flera funktioner jag uppskattar:

Jag har kopplat betalningar via Stripe så att de bokförs automatiskt och delas upp på engångbetalningar eller prenumerationsbetalningar.
Jag mailar in leverantörsfakturor till Fortnox och de tolkas av systemet i möjligaste mån och jag får förslag på hur de ska bokföras
Jag har min bank kopplad in i Fortnox så att jag ser alla transaktioner jag ska bokföra och lätt kan matcha dem mot kund- och leverantörsfakturor.
Jag har Kivra kopplat direkt så att kommunikation till mitt företag via Kivra skickas in i Fortnox.
Jag använder deras app för att göra min lön och får på det sättet lönebesked, fil för utbetalning av lön, fil för utbetalning till Skatteverket och en fil för inläsning av arbetsgivardeklarationen till Skatteverket.

Hur smidigt som helst! Och med dubbla fördelar: jag behöver lägga mindre tid på rutinuppgifter samtidigt som det är större sannolikhet att allt blir rätt bokfört.

Categories: : Veckans vana